Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for:

Den Erhvervsdrivende Fond, Businesspark Struer, Fælledvej 17, 7600 Struer (Nævnt BPS)

Den Erhvervsdrivende Fonde Businesspark Struer (BPS) er et kontorhotel/fællesskab samt konference- mødecenter der tilbyder diverse erhvervslejemål samt tilknyttede services til vores lejere og brugere. I den forbindelse behandler vi personoplysninger om vores lejere og brugere. Den følgende privatlivspolitik beskriver vi hvordan BPS behandler personoplysninger, hvordan vi beskytter dem når de er i vores varetægt og hvilke rettigheder du som registrerede lejer eller bruger har når vi har registeret personoplysninger om dig eller din virksomhed.

Spørgsmål vedrørende vores persondatapolitik og de oplysninger vi har registeret om dig m.v. kan rettes til vores dataansvarlig Søren Johansen på sj@businessparkstruer.dk. E-mails svares indenfor 24 timer.

1. Hvad er Personoplysningerne?

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan bruges til at identificere dig eller en anden fysisk person.

Det kan være navn, fysisk adresse, telefonnummer, e-mail, økonomiske oplysninger om husleje, bankkontooplysninger, enkeltmandsvirksomheders cvr nr., cpr. nr., fagforeningsforhold, billeder, videoer, udtalelser m.v.

2. Hvilken personoplysninger registrerer vi?

Når du er lejer eller bruger af BPS indsamler og behandler vi en række personoplysninger om lejeren og evt. lejerens medarbejdere eller samarbejdspartner.

De oplysninger vi indsamler og behandler er typisk af almindelige karakter. F.eks. når vi opretter en lejer og udarbejder en erhvervslejekontrakt skal vi indsamle og registrere alle virksomhedens cvr nr. (relevant når der er tale om enkeltmandsvirksomhed), og fulde navn og adresse, telefonnummer, og e-mail på kontaktpersonen/er hos lejeren.

I øvrigt indhenter vi billeder og lign. materiale m.v. til brug på vores hjemmeside businessparkstruer.dk og socialmedia samt i forbindelse med andet markedsføringstiltag.

I langt de fleste tilfælde, indhenter vi oplysninger direkte fra dig som er vores kunde. Såfremt vi indhenter personoplysninger fra andre kilder, f.eks. en offentlig myndighed eller registrer giver vi dig direkte besked herom.

Manglende afgivelse af de nævnte personoplysninger eller indsigelse mod deres behandling vil i nogen tilfælde kunne betyde, at vi ikke kan oprette dig som lejer hos BPS.

3. Hvornår behandler vi personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger når mindst en af de følgende forhold gør sig gældende:

Du har givet dit udtrykkeligt samtykke til at vi behandler dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af vores aftale med dig vedr. erhvervslejemål og andre tilknyttede services, herunder også i forbindelse med indgåelse af aftalen.

Behandling er nødvendig for at overholde en lovbestemte eller en retlig forpligtelse, som påhviler BPS.

Behandling er nødvendig i forhold til vores legitime interesser.

 4. Data som vi indsamler og behandler

De persondata, vi behandler, omfatter:

Automatisk indsamlede data

Vi har en række digitale løsninger baseret på forskellige teknologier med det formål at sikre brugervenlighed og sikkerhed. Disse teknologier kan automatisk opsamle data for at kunne tilbyde den bedst mulige løsning, enten direkte af os eller af en tredjepart på vegne af os. Analyse af klikstrøms data og cookies er eksempler på dette. Det gælder eksempelvis vores kontaktfunktion på websiden.

Alle besøg til en digital løsning medfører, at der sendes oplysninger fra den browser, du benytter, til en server. Det er via analyse af disse data, at vi optimerer de digitale løsninger. Data opsamles via tredjepart på vegne af os. Der kan opsamles data om din browser for at administrere vores system og foretage interne, marketingsrelaterede analyser baseret på din adfærd. Eksempler på data, der opsamles og analyseres:

• dato og tidspunkt for besøg
• de sider, der besøges i løsningen
• IP-adressen, du benytter
• IP-adressens geografiske placering
• oplysninger om den anvendte browser og computer (type, version, operativsystem m.m.)
• URL fra henvisningssted (siden, hvorfra den besøgende er kommet til vores løsning)

Vi anvender Google Analytics (Analyse), der fungerer som databehandlere for os. Vi er dataansvarlige for det indsamlede data, og de indsamlede data bliver ikke videregivet, medmindre der foreligger et samtykke eller der er tale om en retsligt krav.

Du kan læse mere om vores brug af cookies nedenfor i pkt. 10.

Udlejning af erhvervslokaler eller mødelokaler:

Når du lejer en lokal hos os, enten tids- eller u-tidsbegrænsede i BPS, indsamler vi følgende personoplysninger om dig:

• Navn på ejeren eller lederen af Lejer
• Navn på enkeltmandsvirksomheder og Interessentskaber
• CVR nr. på lejere som er enkeltmandsvirksomheder og I/S’er
• Postadresse hos BPS
• Postadresse, hvis andet end Fælledvej 17, 7600
• Kontakt e-mail/s
• Telefonnummer
• Oplysninger om pengeydelser i lejeforholdet
• oplysning om adgang til BPS via brug af adgangskor

5. Formålet med behandling af personoplysninger

Vi har brug for at kunne behandle personoplysninger når vi administrere lejemålene og serviceydelser mv. samt facilitere møder og konferencer i BPS.

I nogle tilfælde bruger vi en lejers eller en brugers personoplysninger for at administrere marketing kampagne, undersøgelser og noget andet lignende, eller når vi anmoder om en udtalelse eller anmeldelse af vores ydelser og produkter. Dette sker dog kun hvis du har givet dit udtrykkelige samtykke hertil.

Vi behandler ikke personoplysninger til andre formål end de nævnte uden først at indhente et udtrykkeligt samtykke fra dig. Ved viderebehandling til et andet formål end nævnte, vil vi oplyse, hvad formålet er samt andre relevante oplysninger.

6. Brug og sletning

Vi indhenter og bruger kun de personoplysninger, som vi har behov for, og vi behandler dem kun i det omfang og kun i det tidsrum, som er nødvendigt for at behandle din sag. 

Når du vælger at placere din virksomhed i BPS eller leje et mødelokale i en begrænset periode bliver du oprettet som lejere eller bruger hos BPS.

Der oprettes en digital mappe, hvor al korrespondance samt materiale som vi modtager fra dig vedrørende lejeforholdet samt lejekontrakten og evt. andre dokumenter opbevares. Her vil alle lejerelaterede oplysninger som vi behandler om den konkrete lejemål og lejer også blive opbevaret. 

Dine personoplysninger opbevares så længe, du er lejer eller bruger af BPS.

Når du ikke længere er lejer eller bruger af BPS, opbevarer vi alle sagsakter, også dem indeholdende personoplysninger hvis det vurderes relevant i 2 år efter at lejemålet er fraflyttet.

Dels for at kunne være behjælpelig, hvis du senere skulle få brug for en kopi af f.eks. en lejekontrakt eller noget lign. og dels for at kunne dokumentere sagsforløbet, hvis der skulle opstå en tvist i forhold til lejeforholdet.

Personoplysninger, der er nødvendige for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav kan opbevares i længere tid end 2 år efter lejemålet er fraflyttet såfremt det viser sig at være nødvendigt og relevant for sagens gang.

7. Videregivelse til andre

Personoplysninger som vi behandler videregives til databehandler, når det er nødvendigt og relevant i forhold til administration af lejeforholdet og tilknyttede services og ydelser.  Dette kan f.eks. være til andre der levere services og ydelser til lejere og brugere i BPS.

Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til egne formål.

Vi videregiver udelukkende persondata til tredjepart i overensstemmelse med, hvad der er anført i denne privatlivspolitik. 

Vi benytter os af databehandler til bl.a. opbevaring og sikring af vores personoplysninger. Vi anvender kun databehandler indenfor EU som kan stille de nødvendige garantier for fortrolighed og sikkerhed som der kræves.

Vores databehandler, behandler udelukkende personoplysninger på vores vegne og efter vores instruks og må ikke anvende dem til egne formål.

I lejeforholdet videregiver vi til følgende databehandler:

• Ekstern server
• Administrator af hjemmesiden businessparkstruer.dk
• E-mailsystem
• Revisor
• Bank
• Facebook
• LinkedIn
• Nyhedsbrev til andre lejere (samtykke)
• Alarm og låsesystem
• Oplysninger om nye lejere til medarbejdere og nuværende lejere i huset vedr. indflytning og fraflytning samt virksomhedsbeskrivelse

8. Overførelse af personoplysninger til tredjeland eller Internationale organisationer

Vi overfører ikke personoplysningerne til tredjeland eller andre internationale organisationer.Såfremt vi videregiver dine oplysninger til en tjenesteudbyder eller databehandler udenfor EU, sikrer vi, at vi overholder de krav lovgivningen stiller til sådanne overførsler.

9. Databeskyttelse og Sikkerhed

Vi har implementeret en række sikkerhedsforanstaltninger for at opretholde et højt sikkerhedsniveau omkring dine personoplysninger som vi lagrer for at sikre at dine oplysninger ikke hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Vi indhenter kun de personoplysninger, som vi har behov for, og vi behandler dem kun i det omfang og kun i det tidsrum, som er nødvendigt for at opfylde vores forpligtelser i henhold til bl.a. erhvervslejelovgivning samt de enkelte erhvervslejekontrakter.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt i BPS:

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt til autoriserede medarbejder, personer eller samarbejdspartner.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på BPS’ vegne.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Tavshedserklæringer med bestyrelsen, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale og bestyrelsen med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i BPS.

10. Persondatabehandling og sikkerhed ved brug af businessparkstruer.dk

Cookiepolitik
Bruger vi ‘cookies’? Ja.

Cookies – hvad er de?
Cookies er små tekstfiler, som et websted eller dets tjenesteudbyder overfører og gemmes til din computers harddisk via din webbrowser (hvis du tillader det), mobil eller tilsvarende, med det formål at gør det muligt for webstedets eller tjenesteudbyderens systemer at genkende din browser og registrere og huske visse oplysninger, indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. en virus.

Hvad bruger vi dem til?

Vi bruger cookies til at forstå dine præferencer baseret på tidligere eller nuværende aktivitet på vores hjemmeside. Dette gør, at vi bedre kan tilpasse og forbedre vores indhold og tjenester på hjemmesiden, herunder information, kontakt muligheder m.v.

Vi bruger også cookies til at hjælpe os med at kompilere aggregerede data om site trafik og site interaktion, så vi kan tilbyde bedre site oplevelser og værktøjer i fremtiden.

Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger, bør du slette dine cookies (se vejledning) og undlade videre brug af websitet.

Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Se vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering

Hvis du sletter eller blokerer cookies kan du risikere at businessparkstruer.dk ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

Dine rettigheder

I forbindelse med vores behandling af din personoplysninger har du følgende rettigheder:
Hvis retsgrundlaget for behandlingen er et samtykke, har du, indtil behandlingen afsluttes eller dine personoplysninger slettes, ret til at trække dit samtykke tilbage. Tilbagetrækning af samtykket berører ikke lovligheden af den behandling, som vi allerede har foretaget, som er baseret på samtykket inden tilbagetrækningen

• Du har ret til at anmode vores dataansvarlige om indsigt i de personoplysninger, vi har og behandler om dig.
• Du har ret til at anmode om, at vi berigtiger forkert eller misvisende oplysninger eller sletter dine personoplysninger. I det tilfælde, at vi har overdraget oplysningerne til en anden modtager, vil vi på din vegne give modtageren besked på, at berigtige forkerte eller misvisende oplysninger om dig eller om at slette disse.
• Du ret til at begrænse vores muligheder for at behandle dine personoplysning eller til at gøre indsigelse mod behandlingen.
• Du er berettiget til at få de personoplysninger,- vi har registeret om dig udleveret personligt i et nemt læseligt og brugbart format. Du er også berettiget til at anmode om, at få dine personoplysninger overdraget til en anden modtager uden omkostninger for dig.
• Du har altid ret til at klage over vores behandling af dine personoplysninger. En klage kan sendes til datatilsynet. Kontaktoplysninger kan findes på www.datatilsynet.dk.

Hvis du vil gøre nogen af dine rettigheder gældende kan du fremsende en anmodning herom til vores dataansvarlig på følgende måde:

Vores dataansvarlig: Søren Johansen
Tlf.: +45 9684 0000 eller +45 2089 2505
E-mail: sj@buisnessparkstruer.dk
Post: Fælledvej 17, 7600 Struer

Hvis vi modtager en henvendelse fra dig over telefon, hvor du anmoder om udlevering af oplysninger m.v., vil vi bede dig om at legitimere dig med billede-id med navn og adresse, for at være sikkert på, at vi udlevere oplysningerne til den rigtige person og det rigtige sted.

Firma: Business Park Struer
Adresse: Fælledvej 17, 7600 Struer
E-mail: info@businessparkstruer.dk
Telefon: +45 9684 0000
Domænenavn: businessparkstruer.dk

Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (for visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail).